שאלות ותשובות

ניתן לדווח לקרן הפנסיה או קופת הגמל בדרכים הבאות:

1. דיווח ישיר במתכונת ממשק מעסיקים באמצעות: 
   • טעינה עצמאית של קבצי דיווח במבנה האחיד הקבוע בתקנות אשר הופקו במערכת השכר שלך ישירות למערכת "מעסיקים אונליין" ותשלום בכל אחד מאמצעי התשלום הקבילים.
   • דיווח ותשלום באמצעות מערכת התשלום והדיווח של הקרנות - "מעסיקים אונליין"
   לטופס רישום למעסיקים אונליין
2. דיווח באמצעות המסלקה הפנסיונית www.swiftness.co.il
3. דיווח באמצעות גופים האמונים על תפעול ההסדרים הפנסיוניים, לרבות "לשכות השירות" וסוכני ביטוח.
   מעסיקים רבים נעזרים בגורם מתפעל המספק להם, בין היתר, שירותי דיווח והפקדת תשלומים, העברת מידע, קבלת משוב בגין הפקדות וכן קבלת מידע אודות עובדי המעסיק.
   לצורך הסדרת מתן השירותים באמצעות גורם מתפעל הפועל מטעמו של המעסיק, על המעסיק והגורם המתפעל למלא ולחתום על טופס הרשאת מעסיקים לקבלת שירותים באמצעות גורם מתפעל, ולהעבירו לקרנות באחת מהדרכים הבאות:
   בדואר: ת.ד. 7280 תל - אביב מיקוד 6107201
   בדוא"ל: takanot@amitim.com
   בפקס: 03-7608174

• העברה בנקאית
• מס"ב ספקים
• מערכת התשלומים באתר מעסיקים אונליין 
• מסלקה פנסיונית

התשלום יבוצע במועד המוקדם מבין:

1. 7 ימי עסקים מיום תשלום המשכורת החודשית לעובד.
2. חמישה עשר ימים מתום החודש שבעדו על המעסיק לשלם את המשכורת לעובד.

לידיעתך: הפקדת תשלומים באיחור תגרור חיוב בריבית פיגורים הקבועה בתקנות (ריבית בשל איחור בהעברת הכספים מהמערכת הבנקאית, כפי שמפרסם החשב הכללי של מדינת ישראל מזמן לזמן). במקרים מסוימים של פיגור בתשלומים רשאית הקרן/קופת הגמל לדרוש גם פיצויי הלנת שכר על פי חוק.

על מנת לוודא כי זכויותיו של העובד ירשמו בצורה תקינה במערכות הקרן, יש להקפיד לכלול בדיווח את הפרטים הבאים:

• מספר המעסיק בקרן.
• יחס דמי גמולים – בהתאם לתוכניות הקיימות בקרן.
• אחוז המשרה – בהתאם לאחוז המשרה של העובד בפועל בחודש המדווח.
• מעמד העובד אצל המעסיק – לגבי עובד במעמד חודשי על המעסיק לדווח על מספר ימי העבודה הקלנדריים באותו חודש. לחלופין ניתן לציין את חודש השכר ואחוז המשרה בלבד.

בהפסקת עבודה זמנית, כל עוד לא נותקו יחסי העבודה, יש לכלול את העובד במסגרת הדיווח החודשי (ברשימת הפסקת עבודה) ולציין מדי חודש את הסיבה לאי ביצוע הפקדה עבורו.

בהפסקת עבודה/הפסקת דיווח קבועה, עליך לציין ברשימת הדיווח החודשית בחודש בו הופסקה העבודה, את סיבת הפסקת העבודה/התשלומים.

מעסיק רשאי להגיש בקשה לקרן פנסיה/קופת הגמל להשבת סכום שהופקד בה ביתר. בקשה תוגש באמצעות קובץ דיווח נפרד מקובץ הדיווח השוטף, בצירוף תצהיר חתום על ידי המעסיק, בנוסח שתקבע הקרן. 
החזרת כספים, ככל שקיימת זכאות לכך בכפוף לאישור הקרן, תיעשה בהתאם לכללי המס ובכפוף לניכוי חובות, אם קיימים.

עם קבלת קובץ הדיווח, קרן הפנסיה/קופת הגמל תספק לגורם המדווח ארבעה משובים (היזון חוזר) על קליטת התשלום והדיווח:

• משוב ראשוני– מציג את תקינותו הטכנית של קובץ הדיווח שהועבר. יישלח לאחר 30 דקות ממועד הדיווח.
• משוב מסכם– מאשר את קליטת קובץ הדיווח ורישומו במערכת. יישלח ביום העסקים בו נמסר הדיווח על ידי המעסיק. דיווח שיועבר לאחר השעה 12:00 באותו יום עסקים, יוחזר משוב ביום העסקים העוקב.
• משוב שבועי – מספק מידע אודות רישום הזכויות של דיווחי המעסיק בקרן. יישלח מידי שבוע.
• משוב שנתי– מפרט את כל הכספים שהופקדו לכל עובד בקרן או קופת הגמל במהלך שנת המס. יישלח בכל שנה עד ה-28 בפברואר.

אם דיווחת על דמי גמולים שאינם בהתאם לכללי הדיווח הנדרשים, לא ניתן יהיה לקלוט את התשלום, וזכויות העובד יפגעו.
הקרן תודיע לך באמצעות המשוב על סיבת הדחייה ותשלח הודעה בכתב על כך. הסכום שהועבר בגין העובד יירשם בכרטיס חו"ז* המעסיק. אם המעסיק לא יעביר לקרן רשימה תקינה, הקרן תבצע החזר של הכספים בפועל בהתאם ליתרת כרטיס החו"ז של המעסיק. 
החזר זה יעשה לדוגמא במקרים הבאים:

1. הפקדה עבור עובד שמשך כספים מהקרן ואינו רשאי לחדש ביטוחו בקרן.
2. הפקדה עבור עובד במועד החל שלושה חודשים או יותר לאחר פרישת העובד לפנסיה.
3. הפקדה עבור עובד שהוכר כנכה מלא.
4. הפקדה עבור עובד שנפטר, לתקופה שלאחר פטירתו.
5. הפקדה עבור עובד החסום לחידוש חברות בקרן הפנסיה, כיוון שלא הופקדו עבורו דמי גמולים במשך 24 חודשים ומעלה.
6. הפקדה עבור עובד שאינו רשום כעמית בקרן.
7. הפקדה עבור עובד שאין איתו הסכם המשכת חברות.
8. רשימה שאינה תקינה (לדוגמא דמי הגמולים גבוהים או נמוכים מ- 20.5%, או לחילופין היחס בין דמי הגמולים אינו בהתאם לקבוע בדין).

* בקרנות מבטחים, מקפת, קג"מ, נתיב והדסה אנו מנהלים כרטיס חו"ז למעסיק, בצד החובה יירשמו רשימות דמי הגמולים שהמעסיק מדווח וחיובי ריבית. בצד הזכות נרשמים התקבולים בהתאם ליום ערך בו נפרעו בבנק, זיכויים שונים והחזרי כספים למעסיק. חו"ז המעסיק מתנהל בשיטת FIFO, וכל סכום המתקבל משמש לכיסוי החוב הישן ביותר של המעסיק.

1. חיוב בריבית- תשלום מעסיק אשר מתקבל בקרן באיחור גורר אחריו חיוב בריבית פיגורים בשיעור של ריבית הפיגורים בשל איחור בהעברת כספים במערכת הבנקאית, כפי שמפרסם החשב הכללי מעת לעת. במקרים מסוימים עלול פיגור בתשלום לחייב את המעסיק בתשלום פיצויי הלנת שכר לקרן.
   אם בתקופת הפיגור יתרחש אירוע המזכה את העובד או את שאיריו בקבלת גמלה מקרן הפנסיה, עלול המעסיק להיות מחויב בתשלום מלוא עלות הגמלה בתשלום ישיר לזכאים או באמצעות שיפוי קרן הפנסיה.
2. גביית החוב- כאשר מעסיק אינו משלם ואינו מדווח בגין עובדיו לקרן הפנסיה, באופן שוטף נצבר לחובתו חוב בקרן. הקרן תפעל לגביית החוב באמצעים העומדים לזכותה על פי הדין, ובכלל זה:
   • פנייה טלפונית למעסיק
   • מכתבים למעסיק 
   • מכתב מקדים המודיע על החוב לקרן
   • מכתב התראה לפני פתיחת הליכים משפטיים חתום על ידי עו"ד
   • מכתב פגיעה בזכויות - הקרן תוציא מכתבי פגיעה בזכויות פנסיה / דמי מחלה לכל מבוטח אשר לא שילם ו/או זוכה במשך 6 חודשים מלאים ויותר. העתק יישלח למעסיק.
   אם החוב לא יכוסה תאלץ הקרן לפתוח בהליכים משפטיים כנגד המעסיק לגביית החוב והריבית בגינו, על פי הדין.